Ab dem 01.01.2025 gilt die E-Rechnung für B2B Unternehmen als verpflichtend, obgleich noch einige, wenige Ausnahmen bis 2027 vom Gesetzesgeber gewährt werden. Ab 2028 müssen dann alle B2B Unternehmen die Anforderungen von elektronischen Rechnungen erfüllen. Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten und maschinell lesbaren Datensatz dar. Ein Rechnungssteller kann diese E-Rechnungen mittels „XRechnung“ oder „ZUGFeRD“ einreichen.
Aber was verbirgt sich hinter diesen Begriffen und worin unterscheiden sie sich? Das und mehr erfahren Sie in diesem Artikel unseres EDI-Blogs von HÜNGSBERG…
ZUGFeRD und X-Rechnung: Was ist das?
Die XRechnung stellt ein Standardrechnungsformat für den Versand von elektronischen Rechnungen an deutsche Bundesbehörden dar und basiert auf der europäischen Norm EN 16831.
ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den Austausch elektronischer Rechnungsdaten. Das Format ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland und wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWK) erarbeitet.
In folgenden Blogartikeln können Sie mehr über die XRechnung und ZUGfERD erfahren.
Unterschiede zwischen ZUGFeRD und XRechnung
Starten wir der Einfachheit halber zuerst mit den Gemeinsamkeiten. Beide Formate, sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD 2.0 erfüllen die spezifischen Anforderungen der deutschen Verwaltung und sind inhaltlich ident.
Jedoch unterscheiden sich die XRechnung und ZUGFeRD u.a. in folgenden Aspekten:
Dateiformat:
ZUGFeRD ist ein sog. hybrides Format (PDF/A-3), bestehend aus einem sichtbaren PDF-Teil, in dem ein maschinenlesbarer XML-Teil eingebettet ist. Im Unterschied dazu ist die XRechnung eine reine XML-Datei.
Syntax:
Die Vorgabe einer Syntax stellt eine einheitliche technische Umsetzung der E-Rechnung in der EU sicher. Als zulässige Syntaxen gelten die XML-Schemata UBL (=Universal Business Language) sowie CII (=Cross Industry Invoice). Während ZUGFeRD nur im CII-Syntax umgesetzt werden kann, ist die Umsetzung der XRechnung in beiden Syntaxen möglich.
Zielgruppe:
Als Ziel- oder Nutzergruppe des Rechnungsformats XRechnung wurde der B2G-Sektor, also der Rechnungsversand an deutsche Behörden bzw. die Bundesverwaltung, vorgegeben. Parallel dazu bildete sich ZUGFeRD als das aktuell am weitesten verbreitete und damit akzeptierteste Rechnungsaustauschformat zwischen Unternehmen (B2B-Sektor) heraus.
Vor- und Nachteile:
Die X-Rechnung wurde (gezielt) für den B2G-Sektor entwickelt, während das ZUGFeRD-Format speziell an den Bedürfnissen der Wirtschaft ausgerichtet wurde. Letzteres Format deckt ab der Version 2.11 auch die Anforderungen der Öffentlichen Verwaltung ab. Beide Formate besitzen zudem auch unterschiedliche Vor- und Nachteile, welche in unseren EDI-Blogbeiträgen zu den Themen XRechnung und ZUGFeRD: Was ist das? detailliert beschrieben werden…
Foto: iStock.com/AndreyPopov
HÜNGSBERG als Ihr erfahrener E-Rechnungsdienstleister hilft Ihnen bei der nahtlosen Implementierung einer für Sie passenden E-Rechnungslösung.
Mögliche Probleme und Herausforderungen bei der Umstellung auf E-Rechnung
Bei der Implementierung bzw. Umstellung auf E-Rechnungsformate wie ZUGFerd oder XRechnung sollten Unternehmen, insbesondere Kleinunternehmen oder Mittelständische Unternehmen einige Punkte beachten. Ein erfahrener E-Rechnungsdienstleister wie HÜNGSBERG hilft Ihnen durch Expertise und seine erprobten, flexiblen und zuverlässigen Lösungen im Bereich der E-Rechnung dabei, gefährliches Halbwissen oder Unwahrheiten rund um die elektronische Rechnungsstellung zu vermeiden. Denn bei nicht ordnungsgemäß verarbeiteten oder archivierten Rechnungen drohen Probleme mit dem Finanzamt oder Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht. Ein nahtloser Implementierungsprozess, der von erfahrenen E-Rechnungsdienstleistern wie HÜNGSBERG begleitet wird, ist daher sinnvoll und empfehlenswert.
Unsere EDI-Consultants helfen bei der Implementierung auf ZUGFeRD oder X-Rechnung
Neben rechtlichen Aspekten wie der Aufbewahrungspflicht sollte bei der Einführung von Formaten wie ZUGFeRD oder der XRechnung in Ihrem Unternehmen auch der Schulungsbedarf und die Mitarbeiterakzeptanz sorgfältig berücksichtigt werden. Die Umstellung auf elektronische Rechnungsformate erfordert meist eine Anpassung der Arbeitsabläufe und eine Schulung der Mitarbeiter, um das neue System effektiv nutzen zu können. Es ist entscheidend, dass alle Beteiligten die Vorteile und den Mehrwert von ZUGFeRD oder XRechnung verstehen, um eine reibungslose Implementierung sicherzustellen. Studien zeigen, dass die Akzeptanz neuer Standards durch Schulungen und regelmäßige Kommunikation deutlich verbessert und Bedenken und Unsicherheiten minimieren werden können. Unsere HÜNGSBERG EDI-Consultants ermöglichen Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern durch gezielte Einzelmaßnahmen oder auch ein passendes Schulungsprogramm eine schnelle und nahtlose Umstellung auf eines der E-Rechnungsformate, um Ihre unternehmensinterne Effizienz – unabhängig von Ihrer Branche – zu steigern.
ZUGFeRD oder XRechnung – Welches Rechnungsformat sollte ich verwenden?
Welchen elektronischen Rechnungsstandard sollten Unternehmen in Deutschland nun wählen: ZUGFeRD oder XRechnung? Die Entscheidung ist abhängig von verschiedenen Faktoren wie etwa:
- Anforderungen der Geschäftspartner
- Individuelle Präferenzen und Situation
- Interne Unternehmensprozesse
Neben den drei oben genannten Punkten spielen aber auch die Integration in bestehende Buchhaltungssysteme, rechtliche Compliance und langfristige Einsparungen eine entscheidende Rolle. Als weitere Entscheidungshilfe können Praxisbeispiele erfolgreicher Umstellungen, ein notwendiger Schulungsbedarf, die interne Akzeptanz oder mögliche Change-Management Herausforderungen während des Implementierungsprozesses dienen.
Letztendlich ist die passende Lösung diejenige, die Ihre Rechnungsstellung effizienter und reibungsloser gestaltet. Entscheiden Sie sich also bewusst für oder gegen eines der beiden Formate, ZUGFeRD oder XRechnung, um Ihre E-Rechnungsprozesse zu optimieren und das Potential der E-Rechnung als Treiber Ihrer digitalen Supply Chain zu nutzen.
Unser Fazit:
Bei der Wahl zwischen den beiden Standards XRechnung und ZUGFeRD sollten Unternehmen verschiedene Faktoren wie Ihre individuellen Bedürfnisse, bestehende, interne Unternehmensprozesse, fachliche Anforderungen sowie auch die Prozesse der Geschäftspartner und Ihrer Supply Chain berücksichtigen. ZUGFeRD ist zwischen Unternehmen (B2B) die am weitesten verbreitete, akzeptierteste und damit attraktivste Lösung, während XRechnung für E-Rechnungen an die Verwaltung und deutsche Behörden (B2G) die bevorzugte Lösung darstellt. Sprechen Sie uns gerne an, sollten Sie unsicher sein, welches der Formate für Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Branche am besten geeignet ist.
HÜNGSBERG hilft bei Fragen zur E-Rechnung oder den Rechnungsformaten
Möchten Sie die E-Rechnung für Ihr Unternehmen oder innerhalb Ihrer Supply Chain implementieren oder haben Sie Fragen zu ZUGFeRD oder der XRechnung? HÜNGSBERG bietet neben passenden EDI-Lösungen auch professionelle Consulting-Services rund um die Implementierung und den Betrieb von EDI-Systemen und der E-Rechnung, auch zwischen mehreren Geschäftspartnern, an…
