In diesem Artikel geben wir kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) wichtige Informationen zum Thema E-Rechnung an die Hand, um sich inhaltlich, administrativ und strategisch auf die verpflichtende, bereits beschlossene Einführung der E-Rechnung ab 2025 vorzubereiten.
Zudem nennen wir nützliche Quellen und aktuelle Studienergebnisse zur E-Rechnung und zeigen auf, wie Ihnen HÜNGSBERG als erfahrener E-Rechnungsanbieter bei der Planung, Implementierung und im laufenden Betrieb der E-Rechnung helfen kann…
Die E-Rechnung: ab 01.01.2025 im B2B-Sektor verpflichtend
Bisher war die E-Rechnung bereits für Unternehmen Pflicht, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gestellt haben. Nun werden auch im B2B-Sektor tätige Unternehmen ab dem 01.01.2025 verpflichtet, elektronische Rechnungen (sog. E-Rechnungen) auszustellen, sobald diese Lieferungen oder Leistungen an ein anderes Unternehmen erbringen. Die gesetzliche Grundlage wurde im Wachstumschancengesetz geschaffen.
Wieso ist die E-Rechnung für KMU relevant?
Doch wieso sollten sich – über die rechtlichen Aspekte hinaus – Kleinstunternehmen, kleine Unternehmen oder mittelgroße Unternehmen mit dem Thema E-Rechnung beschäftigen?
„Die Einführung der für E-Rechnungen erforderlichen Technik und Software ist gerade für kleine und kleinste Unternehmen mit wenig Aufwand verbunden und bietet eine willkommene Chance, Abläufe zu optimieren und so den Alltag des Unternehmens einfacher und digitaler zu gestalten.“ Bertram Brossardt, Leitfaden E-Rechnung für KMU des vbw, Stand April 2024
Daher ist die E-Rechnung für KMUs eine sehr gute Gelegenheit dar, Ihr Unternehmen bzw. Geschäftsmodell wettbewerbsfähiger und digitaler aufzustellen.
Was versteht man unter „E-Rechnung“?
Eine elektronische Rechnung (auch E-Rechnung oder E-Invoicing genannt) stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Rechnungen können daher sicher und in Echtzeit übermittelt und empfangen werden.
In welchem Format muss ich als KMU eine E-Rechnung ausstellen?
Rechnungssteller können E-Rechnungen mittels des Standards XRechnung oder des Rechnungsformats ZUGFeRD einreichen.
Was sich genau hinter diesen Begriffen verbirgt und worin sich beide unterscheiden, haben wir in unserem EDI Blog Artikel ZUGFeRD vs. XRechnung: Das ist der Unterschied erklärt…
Key-Facts zur E-Rechnung für Klein- und Mittelgroße Unternehmen (KMU):
In folgender Graphik haben wir nochmals die wichtigsten Eckdaten und Fristen zur Einführung der E-Rechnung für Sie abgebildet:
Falls ab 01.01.2025 keine elektronische Rechnung eingesetzt wird, ist die Dokumentation der Zustimmung des Leistungsempfängers von großer Bedeutung. Im Prüfungsfall muss diese (im besten Fall schriftliche) Zustimmung vorgelegt werden können. Zudem bleiben Rechnungen bis zu 250 Euro und Fahrausweise zwischen Unternehmen dauerhaft auf Papier zulässig.
Welche Vorteile bietet die E-Rechnung KMUs wie meinem Unternehmen?
Durch die E-Rechnung ergeben sich durchaus viele Vorteile für Kleine und Mittelgroße Unternehmen. Einige Vorteile der elektronischen Rechnung sind:
Weniger Fehler bei der Rechnungsverarbeitung
Durch die digitale Übermittlung der Daten einer E-Rechnung werden bei der Übertragung und Verarbeitung von E-Rechnungen weniger Fehler passieren als bei nicht-digitalen Rechnungsformen wie Papierrechnungen oder PDFs.
Schnellere Übermittlung der E-Rechnung
Eine Verarbeitung elektronischer Rechnungen wird durch die digitale Datenübertragung weniger Zeit benötigen.
Kosteneinsparungen
Durch die schnellere Übermittlung von Rechnungen sowie der geringeren Fehleranfälligkeit von elektronischen Rechnungen werden bereits Ressourcen (Zeit, Fehlerbehebung) gespart. Zusätzlich kommen weitere Kosteneinsparungen durch den Wegfall der Ressource Papier oder der Portokosten hinzu.
Flexibilitätserhöhung bei der Rechnungsbearbeitung
Aus den oben genannten Gründen sowie der Möglichkeit, Rechnungen auch ortsunabhängig auszustellen, ergibt sich eine weitaus höhere Flexibilität bei der Rechnungsstellung, -versendung und -bearbeitung als es bisher der Fall war.
Foto: iStock.com / AndreyPopov
Die E-Rechnung bietet insbesondere KMUs viele Vorteile wie eine schnellere Rechnungsverarbeitung
Die Vorteile einer E-Rechnung sind also nicht nur wirtschaftlicher, sondern auch ökologischer und digitaler Natur.
E-Rechnungen, als Teilbereich von EDI, stellen daher ein konkretes, valides und vorteilhaftes Format der elektronischen Rechnungsübermittlung dar. Auf unserem HÜNGSBERG EDI-Blog haben wir bereits alles Wichtige rund um das Thema EDI für KMU zusammengefasst.
Die E-Rechnung für kleine und mittlere Unternehmen: Eine lohnende Chance?
Laut Studienergebnissen dient die E-Rechnung KMUs als lohnende Chance, aber auch Kraftakt sowie Sprungbrett für eine umfassende, digitale Transformation. Laut der Studie „Elektronische Rechnungsstellung: Wegbereiter für eine vernetze Wirtschaft“ von Sage ist durch die Implementierung der E-Rechnung ein fünfstelliges Einsparungspotential möglich.
Nach der Implementierung der E-Rechnung muss eine Integration mit anderen Tools erfolgen
Wie beschrieben wird die Einführung einer E-Rechnung oft als digitaler Wachstumshebel oder Treiber einer digitalen Supply-Chain angesehen. Und das zurecht!
Allerdings hört es bei der Implementierung der E-Rechnung nicht auf. Die E-Rechnung sollte unternehmensweit mit anderen digitalen Werkzeugen, Plattformen und Technologien verbunden bzw. integriert werden, um Ihr volles Potential zu entfalten.
Dazu gehören z.B. EDI-Lösungen, Customer-Relationship-Management (CRM)-Systeme, Supply Chain Management Software oder Finanz- und Buchhaltungsplattformen.
HÜNGSBERG unterstützt KMU „in jeder E-Rechnungs-Lage“:
Unsere E-Rechnungsexperten bei HÜNGSBERG beraten Sie jederzeit gerne und unverbindlich. Egal, ob Sie noch mit dem Gedanken der Einführung einer elektronischen Rechnung spielen oder schon konkrete Anforderungen haben. Denn wir bei HÜNGSBERG können alle E-Rechnungs-Lagen abdecken:
- Von webEDI zu klassischem EDI,
- Von ERP zu ERP,
- bis hin zum selbstbetriebenen Lieferanten EDI-Portal.
Wir haben für jeden E-Rechnungs-Bedarf die entsprechende HÜNGSBERG-Lösung für Sie!
Tipps, nützliche Links und Ressourcen zum Thema „E-Rechnung“
Auf folgenden offiziellen Seiten können Sie sich detaillierter bzgl. rechtlicher Themen erkundigen. Da sich die gesetzlichen Anforderungen von Land zu Land unterscheiden können, empfehlen wir Ihnen einen Blick in folgenden Ressourcen sowie bzw. die Hinzuziehung Ihrer Rechtsexperten, um rechtliche Fragen zur E-Rechnung sicher beantworten zu können:
Für Deutschland sind folgende Ressourcen beim Thema E-Rechnung wichtig:
- Im sog. Wachstumschancengesetz sind alle rechtlichen Grundlagen in Bezug auf die E-Rechnung geregelt. Auf der genannten Seite des Bundesministeriums der Justiz können Sie auch Dokumente downloaden.
- Im Leitfaden „E-Rechnung für KMU“ des Verbands der Bayerischen Wirtschaft e.V. finden sie ebenfalls weiterführende Informationen zum Thema elektronische Rechnung für kleine und mittlere Unternehmen.
- Auch weitere Quellen dienen als gute Anlaufpunkte, um sich zum Thema E-Rechnung zu informieren, etwa Webseiten der zuständigen IHKs, wie der IHK für München und Oberbayern.
Fazit: KMUs: Die Zeit für die Einführung der E-Rechnung ist JETZT!
Die elektronische Rechnung kommt ab 2025 – spätestens jedoch Ende 2027. Grund genug, dass kleine und mittlere Unternehmen das Thema „E-Rechnung“ endlich auf Ihrer Agenda priorisieren sollten, sowohl zeitlich als auch investitionsseitig.
Die E-Rechnung ist nicht nur im Hinblick auf die Wertschöpfungskette, sondern auch im gesamten Unternehmenskontext zu betrachten. Eine reibungsfreie und schnelle Implementierung der E-Rechnung hilft KMUs nicht nur, auf rechtliche oder operative Fragestellungen zu reagieren, sondern leistet auch einen bedeutenden Beitrag für den digitalen Reifegrad eines Unternehmens.
Für KMUs stellt die elektronische Rechnung eine lohnende Chance dar, die es zu ergreifen gilt. Ein erfahrener E-Rechnungsanbieter wie HÜNGBSERG unterstützt bereits viele KMUs aus unterschiedlichen Branchen dabei, die E-Rechnung in Ihren Unternehmen reibungslos und rechtssicher zu implementieren.
Häufig gestellte Fragen (FAQs) zum Thema E-Rechnung für KMUs
Durch die Vielzahl an Rechnungsprogrammen im Mittelstand ist es nicht trivial zu überblicken, welcher Anbieter die neue E-Rechnungslage gesetzeskonform umsetzen kann. Große Softwarehäuser und erfahrene E-Rechnungsanbieter, wie z.B. die HÜNGSBERG GmbH, sind rechtssicher und technologisch so gut aufgestellt, um die E-Rechnung für KMUs zuverlässig und schnell zum Jahreswechsel zu implementieren.
Die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmern (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird.
Der §27 XXXVIII UStG regelt für bestimmte Unternehmen eine Übergangsfrist zur Implementierung der elektronischen Rechnung. Gemäß UStG gilt eine generelle Übergangsfrist bis zum 01.01.2027, wenn die Zustimmung des Leistungsempfängers vorliegt. Falls der sog. Leistungserbringer die Umsatzgrenze i.H.v. EUR 800.000,00 gem. §19 III UStG nicht übersteigt, wird die Übergangsfrist mit Zustimmungsbedürfnis um ein weiteres Jahr auf den 01.01.2028 erweitert.
Für den konkreten Übertragungsweg einer E-Rechnung gibt es keine gesonderten Vorschriften. Man kann sie zum Beispiel via EDI übertragen oder andere Wege, wie den E-Mail-Versand, wählen. Auch Peppol kann für die Übermittlung von E-Rechnungen an Auftraggeber, die an die Rechnungseingangsplattformen des Bundes ZRE und OZG-RE angebunden sind, verwendet werden.
Bei der vorgestellten E-Rechnungs-Pflicht geht es nur um Rechnungen zwischen Firmen (B2B) – Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Auch sog. Kleinstbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrscheine sowie Rechnungen über steuerfreie Leistungen nach UStG § 4 Nr. 8 – 29, etwa Gesundheits- und Sozialleistungen, sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Die wichtigsten gesetzlichen Regelwerke für E-Rechnungen sind der EU-Rechnungsstandard EN16931, das Umsatzsteuergesetz (UStG), die Abgabenordnung, die GOBD sowie das Wachstumschancengesetz.
Weitere bedeutende gesetzliche, technische und formale Anforderungen an E-Rechnungen sind u.a.:
- Echtheit der Herkunft der gestellten E-Rechnung
- Unversehrtheit der E-Rechnungsinhalte
- Ein strukturiertes, maschinell lesbares Dateiformat für automatische, maschinenlesbare Verarbeitung der E-Rechnung
- Erfüllung der Rechnungsvorgaben gemäß Umsatzsteuergesetz (UStG), Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung und GOBD
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Sie haben weitere Fragen zur E-Rechnung? Wir helfen Ihnen!
Möchten Sie die E-Rechnung für Ihr Unternehmen oder innerhalb Ihrer Supply Chain implementieren oder haben Sie andere Fragen zum Thema? Wir helfen Ihnen gerne!
Denn HÜNGSBERG bietet neben passenden EDI-Lösungen auch professionelle Consulting-Services rund um die rechtssichere Implementierung und den Betrieb von EDI-Systemen und der E-Rechnung, auch zwischen mehreren Geschäftspartnern, an. Nehmen Sie jetzt unverbindlich Kontakt mit uns auf!
