E-Rechnung im B2B: Ein umfassender Guide

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung oder E-Invoicing) in Deutschland kommt. Ab 2025 müssen Unternehmen jeder Größe von anderen Unternehmen ausgestellte E-Rechnungen entgegennehmen.

In diesem Artikel zeigt Ihnen HÜNGSBERG, was eine E-Rechnung ist, welche rechtlichen und formalen Aspekte Sie bei der Rechnungspflicht beachten sollten und wie Ihnen HÜNGSBERG als E-Rechnungsdienstleister bei der rechtssicheren und schnellen Implementierung der E-Rechnung behilflich ist…

Die E-Rechnung: Eine Einführung

Bereits ab 2025 müssen Unternehmen jeder Größe von anderen Unternehmen ausgestellte E-Rechnungen entgegennehmen. Ziel der elektronischen Rechnungsstellung ist es, Bürokratie abzubauen, gleichzeitig die Wirtschaft anzukurbeln und Unternehmen generell digitaler aufzustellen.

Für KMUs, den Mittelstand und alle Unternehmen, welche Geschäftsbeziehungen zu anderen Unternehmen (B2B-Branche) unterhalten, gilt es, jetzt zu handeln, die E-Rechnung schnell und rechtssicher zu implementieren und reibungslos mit allen anderen unternehmensinternen Prozessen zu verzahnen.

HÜNGSBERG als E-Rechnungsdienstleister unterstützt Sie gerne dabei und gibt in diesem Artikel nützliche Tipps und hilfreiche Einblicke, was Unternehmen bei der E-Rechnung beachten sollten…

Was versteht man unter einer E-Rechnung:

Eine E-Rechnung (auch E-Invoice oder elektronische Rechnung genannt) stellt Rechnungsinhalte – anders als Rechnungen auf Papier oder Bilddateien wie PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Mit einer E-Rechnung können also Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet werden.

E-Rechnungspflicht: Wichtige Daten & Übergangsfristen

Die E-Rechnungspflicht im Business-to-Business (B2B) Bereich kommt. Jedoch hat der Gesetzgeber auch einige Ausnahmen bzw. Übergangsfristen in Bezug auf die E-Rechnung eingeräumt.

In folgender Graphik haben wir Ihnen die wichtigsten Daten, Änderungen und Fristen zur Einführung der E-Rechnung für B2B-Unternehmen zusammengefasst:

Übersicht wichtiger Fristen und Eckdaten zur E-Rechnungseinführung

Für Unternehmen, die ab 01.01.2025 noch keine elektronische Rechnung einsetzen, ist die Dokumentation der Zustimmung des Leistungsempfängers sehr wichtig. Im Prüfungsfall muss diese Zustimmung (bestenfalls schriftlich) auf Verlangen vorgezeigt werden. Dauerhaft auf Papier zulässig bleiben Rechnungen bis zu 250 Euro und Fahrausweise zwischen Unternehmen.

Funktionsweise der E-Rechnung:

Diese Grafik legt die Funktionsweise der E-Rechnung dar und vergleicht anschaulich den Ablauf der der elektronischen Rechnungsstellung mit den bisherigen Rechnungsalternativen wie PDF- oder Papierrechnungen:

Wie ersichtlich werden mit einer E-Rechnung Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. So wird eine kontinuierliche digitale Bearbeitung möglich – von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung des Rechnungsbetrags.

Welche Formate können Unternehmen zur Ausstellung einer E-Rechnung nutzen?

Rechnungssteller können eine E-Rechnung mittels des Standards XRechnung oder des Rechnungsformats ZUGFeRD einreichen.

XRechnung: Was ist das?

Unter XRechnung versteht man ein Datenaustauschformat für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen), welches von der „Koordinierungsstelle für IT-Standards“ (KoSIT) sowohl entwickelt wurde als auch bereitgestellt wird.

ZUGFeRD: Definition & Bedeutung

Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein gesetzeskonformes, übergreifendes E-Rechnungsformat, das erstmals 2014 erschienen ist. Die Abkürzung ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands“.

Bei der Entwicklung des E-Rechnungsformats waren Verbände, Ministerien, Unternehmen sowie das „Forum elektronische Rechnung“ (FeRD) beteiligt. Daraus leitet sich auch der Name ab.

Wenn Sie mehr über die XRechnung oder ZUGFeRD erfahren oder sich informieren möchten, worin sich beide Begriffe unterscheiden, dann schauen Sie doch gerne unseren EDI Blog Artikel ZUGFeRD vs. XRechnung: Das ist der Unterschied an…

Technische Voraussetzungen

Die elektronischen Rechnungen müssen der Norm EN 16931 entsprechen, um reibungslos funktionieren zu können. Alternativ können Unternehmen auch weiterhin EDI-Standards verwenden, vorausgesetzt, der E-Rechnungssteller und -empfänger einigen sich auf einen Standard.

Gesetze und Richtlinien

Folgende Gesetze, Richtlinien und Verordnungen bilden u.a. das Fundament, die gesetzliche Grundlage oder stehen in Zusammenhang mit der E-Rechnung und der E-Rechnungspflicht in Deutschland. Grund genug, diese für Sie kurz zu erklären:

Mit dem E-Rechnungsgesetz wurden die Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 in nationales Recht umgesetzt. Es schuf damit auf Bundesebene eine verbindliche Rechtsgrundlage für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber des Bundes.

Auf Landesebene erfolgte die Umsetzung z.B. durch das Bayerische E-Government-Gesetz sowie die Bayerische E-Government-Verordnung.

Nun legt das Wachstumschancengesetz der Bundesregierung eine neue Definition der E-Rechnung fest, nach der künftig alle elektronischen Rechnungen in einem strukturierten, elektronischen Format erstellt werden müssen. Und das schon ab 01.01.2025.

Weitere nützliche Links zur E-Rechnung:

Folgende weitere Links und Quellen könnten für die Implementierung und den Betrieb der E-Rechnung interessant sein:

Verordnungen, Richtlinien, Links:

https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/elektronische-rechnungen/

Kosten vs. Nutzen: Lohnt sich die Implementierung der E-Rechnung?

Abgesehen von gesetzlichen Regelungen von B2B-Unternehmen, die E-Rechnung bis zum 01.01.2025 einzuführen sowie möglichen Überbrückungsfristen und Ausnahmen, stellen sich viele B2B-Unternehmer die Frage, ob sich die E-Rechnung für KMU lohnt. Zeit für einen Blick in die Studienlage zur E-Rechnung und deren Auswirkungen auf Unternehmen.

Laut einer Studie aus April 2024 des Verbands der Deutschen Wirtschaft (vbw) ist die Einführung der E-Rechnung insbesondere für Klein- und Kleinstunternehmen mit wenig Aufwand verbunden und dienst somit als Chance, interne Abläufe, und Prozesse zu optimieren, anzupassen und sich als Unternehmen im Alltag einfacher und digitaler aufzustellen.

Eine ebenfalls 2024 international durchgeführte Studie bei rund 9.000 Unternehmen aus Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Irland, Portugal, Belgien und Spanien sieht ein durchschnittliches, jährliches Einsparungspotential durch die E-Rechnung bei ca. 13.500 Euro.

Laut der Studie „Elektronische Rechnungsstellung: Wegbereiter für eine vernetze Wirtschaft“ des ERP-Herstellers Sage ist und bleibt die Integration der E-Rechnung in bestehende Systeme die größte Hürde. Genau hier kann Ihnen ein erfahrener E-Rechnungsdienstleister wie HÜNGSBERG helfen!

Lesen Sie jetzt auch gerne unseren Artikel zu aktuellen Studien zur E-Rechnung im B2B-Sektor, um mehr über Vorteile, Chancen und positive Auswirkungen, aber auch Herausforderungen und Risiken rund um das Thema E-Rechnung im B2B zu erfahren.

Das sind die Vorteile von E-Rechnungen:

Die Vorteile von elektronischen Rechnungen, insbesondere für Rechnungssteller sind vielfältig und liegen auf der Hand:

• Optimierte Geschäftsprozesse und effizientere Arbeitsabläufe
• Kürzere Durchlaufzeiten, schnellere Rechnungsbegleichung
• Weniger Fehler während der Rechnungserstellung, -sendung und -bearbeitung
• Einfacher und schnellerer Zugriff auf Rechnungsdaten
• Status der E-Rechnungen in Echtzeit einsehen und verfolgen
• Kosteneinsparungen für Papier, Porto und Druck
• Ermöglichung einer digitalen, revisionssicheren Archivierung

Die elektronische Rechnung stellt eine lohnende Chance und einen bedeutenden Schritt hin zur digitalen Transformation von B2B Unternehmen dar.

Herausforderungen und Probleme bei der Umstellung

Unternehmen, die die E-Rechnung bereits implementiert haben bzw. mit dem Gedanken spielen, die E-Rechnung in Ihrem Unternehmen einzuführen, sollten mögliche Probleme und ein paar generelle Aspekte beachten.

Bei der Ersteinführung von bzw. Umstellung auf ZUGFeRD oder XRechnung sollten Unternehmen, insbesondere Kleinunternehmen oder Mittelständische Unternehmen einige Aspekte beachten.

Ein erfahrener E-Rechnungsdienstleister wie HÜNGSBERG hilft Ihnen durch Expertise und seine erprobten, flexiblen und zuverlässigen Lösungen im Bereich der E-Rechnung dabei, gefährliches Halbwissen oder Unwahrheiten rund um die elektronische Rechnungsstellung zu vermeiden. Bei nicht ordnungsgemäß verarbeiteten oder archivierten Rechnungen drohen möglicherweise Probleme mit dem Finanzamt oder Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht. Umso wichtiger ist hierbei ein nahtloser Implementierungsprozess, der von erfahrenen E-Rechnungsdienstleistern wie HÜNGSBERG rechtssicher begleitet wird.

Implementierung der E-Rechnung oder laufendes Geschäft: Ohne Wissen geht es nicht!

Ein erfahrener E-Rechnungsanbieter mit nachweislichem E-Rechnungs-Know-How ist ein Muss, damit die Planung und Umsetzung der E-Rechnung sowie die Post-Implementierungsphase und der laufende Betrieb reibungslos funktioniert. Nur so können die beschriebenen positiven Chancen und unternehmerischen Potentiale der E-Rechnung in Ihrer Firma überhaupt ausgeschöpft werden.

HÜNGSBERG bietet Ihnen aber nicht nur bewährte Lösungen für alle E-Rechnungs-Lagen, sondern verfügt zusätzlich über +40 Jahre EDI Erfahrung. Ein starkes Service-Paket sowie Consulting-Expertise inkl. Schulungen und Beratungen zur E-Rechnung runden unser Portfolio für Sie ab:

Ergreifen Sie die Chance und starten Sie jetzt Ihr E-Invoicing rechtssicher und schnell mit HÜNGSBERG!

Die E-Rechnung: Eine lohnende Chance für B2B Unternehmen von Klein bis Groß

Die E-Rechnung ist lohnende Chance und digitaler Treiber Ihrer Supply Chain zugleich!

Denn durch die Implementierung und die Inbetriebnahme der E-Rechnung erhält Ihre Firma einen Digitalisierungsschub. Wie einige Studien zudem belegen, wirkt die Einführung der E-Rechnung aber auch als Startpunkt bzw. Katalysator für weitere unternehmerische Investitionen im Bereich der Digitalisierung, z.B. in andere Tools, Plattformen und Softwares.

Jetzt gilt es für Sie als Unternehmen zu handeln, die E-Rechnung schnell und rechtssicher zu implementieren und reibungslos mit allen anderen unternehmensinternen Prozessen zu verzahnen.